AS 5 TENDÊNCIAS DE MERCADO PARA 2023​

Mapeamento de processos

Do conhecimento popular, a chave do sucesso de uma empresa é a sua organização. Tendo isso em mente, é muito útil ter uma ferramenta que facilite a vida dos gestores e identifique os componentes necessários para que as atividades de uma corporação sigam de acordo com o planejado, além de promover a eficiência de cada período. No universo empresarial, essa ferramenta é chamada de “mapeamento de processos”. 

Mas, o que são processos?

São os passos dados dentro de uma instituição que têm como objetivo proporcionar a entrega de um produto, informação ou serviço, como o controle de tempo, a taxa de produtividade e a administração financeira. Existem 3 tipos diferentes de processos: os primários, que estão ligados à entrega de valor para o cliente, como o marketing e o desenvolvimento de produtos; os de gerenciamento, que estão relacionados às medições, controles e gestão do negócio, como a gestão de performance e a estratégica; e os de apoio, que são mediadores que apoiam a realização dos demais, como a gestão de estoque e a infraestrutura de TI.  

Como realizar um mapeamento de processos?

Como o próprio nome diz, por meio da criação de um mapa, é possível entender o fluxo das atividades de um processo. É preciso lembrar que qualquer tipo de monitoramento realizado em uma empresa tem como objetivo mensurar algum tipo de informação. Dessa forma, entendendo melhor cada etapa que o compõe, é mais fácil identificar os pontos fortes e fracos para melhorar o desempenho organizacional da instituição.

É recomendável definir um número de processos para ser mapeado por vez, para ter um melhor gerenciamento de tempo e de recursos, dando prioridade para aqueles que têm maior relevância e trarão mais resultados. 

Quais são as etapas do mapeamento?

Defina os processos que serão mapeados.

É preciso se perguntar o por quê de mapear determinado processo, o quão crítica é a sua situação, quais são os riscos que estão envolvidos, se existem normas e regulações que o processo precisa cumprir e qual seria a meta desejada na realização do mapeamento. Para não causar confusão e desorganização, não é recomendado realizar um mapeamento coletivo, ou seja, de vários processos ao mesmo tempo.

Estruture um mapa para os processos escolhidos.​

Com uma representação da sequência de atividades que formam um processo, fica mais fácil visualizar quais são as informações de entrada, processamento e saída. Nessa etapa, é necessário incluir produtos, serviços, clientes envolvidos, fornecedores, objetivos, resultados e informações sobre a empresa – trazendo, assim, os respectivos processos, seus responsáveis e também a ligação entre eles. 

Realize uma validação!

Com uma revisão, nenhum detalhe passa despercebido! As informações precisam estar corretas e fazer sentido dentro da companhia. Por isso, é necessário se certificar de que os trabalhadores envolvidos no processo não tenham dúvidas em relação a elas. É interessante entrevistá-los, para ter uma coleta de insumos de forma direta com as pessoas que executam cada um dos processos, além de buscar a validação e a legitimação deles para oficializar a estruturação do mapa.

Avalie a eficácia do processo e otimize-o!

Uma avaliação do processo existente é necessária para ver quais otimizações podem ser realizadas, sendo uma das fases mais importantes do mapeamento. Para isso, a realização de pesquisas e questionários internos é um ótimo recurso para dirimir os gargalos de produção e encontrar maneiras de fazer com que os processos fiquem mais ágeis ou mais baratos, por exemplo.
Nesse contexto, a visualização dos processos mapeados permite encontrar falhas, eliminar processos desnecessários e otimizar a utilização de recursos para elevar a produtividade do negócio.

Monitorar, mensurar e repetir!

Um ciclo contínuo de monitoramento é necessário para se manter atualizado e ser cada vez mais eficiente, transparente e produtivo! É importante ter em mente que é preciso encontrar maneiras de fazer com que os processos fiquem cada vez mais ágeis e mais baratos. 

Quais mecanismos podem ser utilizados?

Algumas empresas, como a Bizagi, permitem às organizações a possibilidade de criar e documentar processos de negócio em um repositório central na “nuvem” para obter uma melhor compreensão de cada passo, além de identificar as oportunidades de melhoria de processos e aumentar a eficiência organizacional. 

Gostou de saber mais sobre mapeamento de processos e aprender quais são as suas etapas? Acha que faz sentido para o seu negócio? Entre em contato com a Campe e solicite um diagnóstico gratuito!

Quais mecanismos podem ser utilizados?

A CESAMA (Companhia de Saneamento Municipal) é responsável por fornecer água para a quase totalidade da população de Juiz de Fora. 

Para realizar a gestão de riscos, possuíam a necessidade de compreender as mais diversas etapas de cada uma das atividades internas da empresa. Para atender esta demanda, a Campe desenvolveu para a Cesama o projeto de Mapeamento de Processos, que tinha como objetivo a melhoraria da visibilidade de todos os membros da organização, no que tange à execução de suas tarefas, bem como aperfeiçoar os processos buscando um melhor aproveitamento dos recursos utilizados.