A gestão de projetos vem evoluindo muito nos últimos anos, desde os modelos de Henry Gantt, o pai da gestão de projetos moderna, utilizando de gráficos para monitorar e gerenciar os projetos até as técnicas mais recentes, como as metodologias ágeis. (Acesse nosso site: campe.com.br para ter acesso a blogs referentes a essas metodologias)

Fato é que, independentemente da metodologia, a gestão do conhecimento é um fator crucial se você espera obter bons resultados de forma constante e contornar os riscos envolvidos em seus projetos. Mas não adianta só armazenar as informações, por isso, existem algumas técnicas para tornar o seu trabalho como gerente mais produtivo, dentre elas estão as lições aprendidas.

O que são as lições aprendidas?

Segundo o PMBOK® (2013), as lições aprendidas são “conhecimentos adquiridos durante o projeto que mostram como os eventos do projeto foram abordados ou devem ser tratados no futuro com o objetivo de melhorar o desempenho futuro”.

Ou seja, a ideia é analisar constantemente os acontecimentos do projeto, com foco em replicar o que deu certo e facilitar a resolução dos possíveis problemas que podem surgir durante o andamento do projeto.

Como aplicar nos projetos da minha empresa?

1. Identificação e Documentação:

• Estabeleça um método para identificar e documentar as lições aprendidas ao longo do ciclo de vida do projeto.
• É de suma importância estabelecer uma cultura onde os membros da equipe se sintam incentivados a compartilhar suas experiências e insights.

2. Análise e Classificação:

• Realize sessões estruturadas de revisão de lições aprendidas ao final de cada fase ou marco importante do projeto. Caso você utilize o Scrum, a sprint review é o momento ideal para coletar essas percepções.
• Identifique as lições aprendidas mais significativas e relevantes para o sucesso do projeto.
• Classifique as lições aprendidas com base em sua natureza (positiva ou negativa), impacto no projeto e área funcional relevante.

3. Compartilhamento e Disseminação:

• Desenvolva um processo para compartilhar ativamente as lições aprendidas com todas as partes interessadas relevantes.
• Garanta que as lições aprendidas sejam acessíveis e facilmente compreendidas por todos os membros da equipe e partes interessadas.

4.  Implementação de Melhorias:

• Desenvolva um plano de ação para implementar as recomendações derivadas das lições aprendidas. A metodologia 5W2H pode auxiliar nessa etapa.
• Atribua responsabilidades claras e prazos para as ações identificadas.
• Monitore o progresso das melhorias e ajuste o plano conforme necessário ao longo do tempo.

5.  Avaliação Contínua:

• Estabeleça um ciclo para revisar e atualizar as lições aprendidas conforme novas experiências são adquiridas.
• Realize avaliações periódicas do processo de lições aprendidas para identificar oportunidades de melhoria e garantir sua eficácia ao longo do tempo, sempre adaptando ao que for melhor para realidade da sua empresa.

6. Reconhecimento e Incentivo:

• Como abordado no tópico 1, desenvolver uma cultura em que os colaboradores se sintam confortáveis em contribuir é essencial. Reconhecer e recompensar os membros da equipe que contribuíram significativamente para a identificação e implementação de lições aprendidas pode auxiliar nesse processo.

Modelo de planilha:

Link para download: inserir link (o link da planilha no sheets é esse: Lições aprendidas – Planilhas Google)

Conclusão:

Desde a metodologia Learning Model (também conhecida como 70:20:10), Morgan McCall, Robert Eichinger, e Michael Lombardo definiram que 70% do aprendizado parte da experiência prática do profissional. Então, nada mais justo do que utilizar de meios para impulsionar ainda mais esse aprendizado expressivo, formando um ambiente de constante desenvolvimento.

As lições aprendidas são essenciais para impulsionar o aprendizado contínuo nas empresas, permitindo a identificação de erros, aprimoramento de processos e promoção da inovação. Ao documentar, analisar e compartilhar experiências, as organizações podem melhorar a eficiência, evitar falhas recorrentes e cultivar uma cultura de aprendizado. Implementar práticas de lições aprendidas resulta em equipes mais engajadas, colaborativas e eficazes, contribuindo para o sucesso a longo prazo dos projetos.

Baixe a planilha de lições aprendidas para começar a implementar essas práticas em seus projetos hoje mesmo e siga-nos no Instagram: @campeconsultoria para mais insights sobre gestão empresarial.