Se você busca ter uma empresa mais lucrativa e que gere resultados consistentemente, é preciso que haja uma organização interna adequada e todos os colaboradores sejam conscientes de suas responsabilidades e atribuições. Uma forma simples e eficiente de alcançar isso é através do mapeamento de processos. Abaixo, você encontrará o passo a passo para que consiga implementar, de forma prática, a gestão por processos na sua empresa.
(Imagem meramente ilustrativa)
- Entendimento do contexto atual da empresa:
De início, é necessário compreender e mapear os macroprocessos da organização, pois, a partir deles, terá mais clareza como cada atividade se conecta dentro da empresa e onde a empresa gera mais valor para seus clientes. Para isso, é recomendado que seja utilizada a cadeia de valor, ferramenta criada por Michael Porter, professor da Harvard Business School. A partir dela, você será capaz de identificar as atividades primárias (geram, de alguma forma, benefícios para o cliente) e as atividades de apoio (auxiliam para o sucesso das atividades primárias) de sua empresa.
- Identificação e Priorização de processos-chave:
Mapear processos pode se tornar uma atividade que demanda tempo e esforço da equipe. Dessa forma, faça uma matriz esforço x impacto e identifique aqueles processos que irão gerar mais resultados positivos. Inicie por aqueles que geram menos esforços e, logo em seguida aqueles que demandam muito esforço mas também aumentam significativamente os resultados. Além disso, defina indicadores que serão capazes de confirmar se, ao final da implementação, o projeto teve sucesso e melhorou os resultados. Um exemplo de indicador para um restaurante pode ser a taxa de desperdício na preparação de um prato ou o leadtime, que é o tempo que leva desde o início da produção do prato até ser entregue ao cliente.
- Alinhamento e envolvimento com os colaboradores:
O ato de mapear processos em uma organização pode colocar os colaboradores na defensiva por receio de ser julgado, cobrado ou até demitido. Sendo assim, deixe claro as intenções de sua iniciativa e como ela pode trazer benefícios a todos. Incentive a colaboração e dê benefícios aqueles que mais contribuem para a melhoria dos processos.
- Coleta e mapeamento dos processos:
Essa etapa é extremamente importante e é ela que vai garantir a qualidade do seu serviço/produto e possibilitar que todos identifiquem melhorias. Há duas ferramentas que recomendamos para construir o fluxograma de atividades: Heflo e Bizagi. Ambas serão capazes de fornecer ferramentas para que você tenha os processos documentados e padronizados para que todos sejam capazes de acessá-los e garantir a conformidade da execução.
- Identificação de melhorias:
Após ter os processos mapeados, é hora de discutir com os colaboradores formas de otimizá-los. A otimização pode lhe garantir diminuição no tempo de execução, redução de perdas, aumento da qualidade, entre outros benefícios. É importante que as pessoas que estão na execução desses processos sejam ouvidas, pois são elas que vão ter mais experiência e consciência de problemas existentes.
- Validação dos processos:
Antes de implementar os processos padronizados e otimizados na empresa, é importante que haja validação dos responsáveis de cada área da empresa para garantir que eles estejam adequados com a realidade. Vale ressaltar que a opinião daqueles que estão à frente da execução também é importante.
- Treinamento dos colaboradores
A fim de garantir que os funcionários sejam capazes de realizar as tarefas de forma padronizada e aderirem às melhorias propostas, é fundamental que eles sejam treinados e preparados para implementarem o novo processo. Coletar de quais formas cada um aprende e como facilitar o entendimento contribuirá para uma implementação mais assertiva. Aqui estão algumas sugestões para facilitar o aprendizado: gravar um vídeo do processo otimizado sendo executado; criar um manual de fácil acesso no dia a dia; dia de workshop com especialistas.
- Implementação dos processos:
Agora é hora de colocar em prática todos os processos e melhorias identificadas. Lembre-se de monitorar e observar o impacto das mudanças. Para isso, utilize dos indicadores selecionados no início e confira se houve melhoria. Defina pontos de contato com o time para discutirem sobre possíveis dificuldades encontradas e como perpetuar a melhoria implementada.
A gestão por processos é uma jornada contínua de melhoria, incentivar o comprometimento e a colaboração de toda a equipe são essenciais para o sucesso a longo prazo. Caso você seja um gestor com muitas tarefas e atribuições, entre em contato com a Campe Consultoria para mapear os processos e acompanhar a implementação com os funcionários.
Conclusão
Aprofunde seu conhecimento sobre gestão por processos e outras estratégias empresariais acessando nosso site: campe.com.br para ler mais blogs informativos. Não deixe de nos seguir no Instagram: @campeconsultoria para conteúdos exclusivos e dicas valiosas.
Entre em contato conosco da Campe Consultoria para obter suporte especializado no mapeamento de processos e implementação de melhorias junto com sua equipe. Estamos aqui para ajudar você a alcançar o sucesso empresarial!
Veja mais assuntos como esse no nosso Instagram:
